3 maneras de combinar Automation Studio con Journey Builder

Seguramente, si preguntásemos a cualquier usuario de nuestro querido Salesforce Marketing Cloud qué herramientas son sus favoritas dentro de la plataforma, probablemente Automation Studio y Journey Builder encabezarían la lista. En mi caso, no podría vivir sin ellas. 

La primera, Automation Studio, por sus infinitas posibilidades a la hora de procesar datos, combinar las activities en procesos complejos y solucionarnos la papeleta. La coctelera perfecta. ¿Y a quién no le gusta un buen cóctel? 

¡Salud!

La segunda, Journey Builder, con su sencillez para crear flujos únicos de usuario, caminitos y bifurcaciones para todos los gustos. Tan sencilla que, reconozcámoslo, a veces se nos va un poquillo la mano. Porque, si con el zoom de tu navegador al veinte por ciento, no puedes ver tu Journey completo en pantalla, seguramente te has venido un poco arriba…. 😉

Por separado son una maravilla. Pero ojo… que a veces se nos olvida que podemos combinarlos. ¿Cómo? Pues vamos a ello.

Pongamos que tenemos un automation con una serie de activities de segmentación. Podrían ser Filter Activities que segmenten la audiencia de una serie de envíos de email, en función de un Data Extension original y sus campos. Incluso podríamos generar nuestra audiencia a partir de Query Activities, si tenemos que interactuar con otras Data Extensions. O tirar queries contra mis adoradas Data Views para hacer segmentaciones comportamentales de nuestros subscribers respecto de su actividad en Salesforce Marketing Cloud. Whatever… 

Al final, después de toda esos procesos, vamos a tener una o varias Data Extensions con nuestra audiencia o audiencias objetivo listas para que el Send Activity de turno las despache. ¿Pero y si eso no es suficiente? ¿Y si queremos tocar a nuestros usuarios en momentos particulares, en función de otras variables? A mí el cuerpo me va pidiendo un Journey, ¿y a vosotros?

Journey disparado por un Automation Programado (Scheduled Automation)

Pues nos montamos un Journey, con todas las ramas y elementos que necesitéis para redirigir a nuestros usuarios e impactarlos en el momento adecuado de nuestra planificación. Lo único que tenemos que tener en cuenta es que el Data Entry de nuestro Journey forme parte del Automation que previamente hemos configurado para hacer las segmentaciones. Esto nos habilitará un tipo especial de Schedule Type en nuestro Journey. ¿Lo adivináis? El Automation Schedule, por supuesto. 

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Ahora seleccionamos entre los Automations disponibles para activar nuestro Journey el que queremos usar, el que se encarga de la segmentación de nuestra audiencia para el Journey. ¡Y ya estaría! Nuestro Journey se disparará cada vez que se ejecute nuestra Automation.

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Si ahora nos vamos a la automatización, veremos que algo ha cambiado sin que nosotros hayamos tocado nada. Pero, ¡no se me asusten! Es totalmente normal. Al asignar el Automation como disparador del Journey, un nuevo Step, con un nuevo Activity ha aparecido al final de nuestro canvas.

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¿Cuándo se disparará el Journey? Pues cada vez que finalice nuestro Automation, con las configuraciones habituales de ejecución: diario, mensual, semanal… lo que queramos 😉 Potente, ¿no?

Journey disparado por un Automation Disparado (Triggered Automation)

Pues ahora vamos a ir un poco más allá. Imaginemos (imaginar es gratis), que no sabemos cuándo tiene que lanzarse nuestro Journey. Bien porque no hay una hora fija, bien porque un tercero quiere encargarse de lanzarlo (como quien pulsa el “botón rojo“) desde fuera de Salesforce Marketing Cloud, o porque la fuente de datos que se ha de utilizar para inyectar contactos en el Journey no tiene una frecuencia definida. Pues vamos a montar ese disparador, ese botón rojo que resuelva todas estas necesidades. ¿Cómo lo hacemos? Simplemente vamos a elegir la segunda opción a la hora de programar el Automation que disparará el Journey, el Filedrop Automation o Triggered Automation. ¿Refrescamos en qué consistía?

En lugar de definir una hora y día/s para la ejecución de nuestro Automation (y de nuestro Journey asociado, de rebote) podíamos programar la ejecución para que se activase con la carga de un fichero CSV con una nomenclatura específica.

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En el momento en que alguien deje en el FTP de Salesforce (Enhanced FTP) un fichero que encaje con la regla que hemos definido, (en el ejemplo el fichero empezaría por “prueba_journey_auto”), se crea un efecto dominó en el que todos los steps de nuestro Automation se ejecutarán secuencialmente. Pueden ser una carga de datos a un Data Extension con un Import File Activity, segmentaciones, queries…. De nuevo, todo el tratamiento de datos que queramos y steps que necesitemos. Y por supuesto, el último paso, que disparará a su vez nuestro Journey asociado.

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¡Y ya estaría! Ya tenemos montado nuestro “botón rojo” externo a Salesforce Marketing Cloud para disparar nuestro Journey 🙂

Journeys “conducidos” por un Automation

De nuevo, vamos a tirar de imaginación para daros más ideas de cómo combinar Journey Builder y Automation Studio. Esta vez, con el uso de «Flags» para conducir a nuestros usuarios dentro de nuestro Journey. Un «Flag», en nuestro caso, va a ser uno o varios campos, adicionales a los que ya tenemos en nuestra fuente de datos, y que vamos a añadir al Data Extension que servirá como Data Entry para nuestro Journey. Es decir, vamos a añadir más columnas con información a la Data Extensión asociada al Journey.

Esas columnas vamos a alimentarlas con información comportamental de los usuarios (aperturas, clicks, etc…), o accediendo a otras fuentes de datos que nos permitan trasladar información adicional al data extensión asociado al Journey. Podrían ser datos que tengamos en nuestro modelo de datos de Contact Builder, o en Data Extensions sincronizadas con nuestro CRM. Es decir, cualquier dato que podamos utilizar en nuestro Journey para complicar tanto como queramos el flujo de los usuarios.

¿Cómo lo haremos? Pues aquí entran en juego una de las Activities más versátiles de Automation Studio, las Query Activities. Las Query Activities nos van a permitir utilizar los datos de cualquier Data Extension en Salesforce Marketing Cloud para almacenar el resultado en un Data Extension, en nuestro caso, el Data Extension de nuestro Journey. ¿Lo vemos con un ejemplo?

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Pongamos que hemos preparado un evento al que van a asistir (o no) los usuarios a los que hemos enviado una invitación desde Salesforce Marketing Cloud. Esa invitación es el primer paso de nuestro Journey. Luego metemos una serie de emails, como un recordatorio a los usuarios el día antes del evento, por ejemplo. Y finalmente, un par de días después del evento, enviamos un post evento. Pero queremos enviar un email de post evento distinto en función de si el usuario ha asistido o no al mismo, agradeciéndole su asistencia o lamentando que no haya podido venir. ¿Cómo lo hacemos?

Esa información de asistencia va a estar almacenada, por ejemplo, en un Data Extension que se cargará a Salesforce Marketing Cloud para que la tengamos disponible. Podríamos entonces preparar un Filedrop Automation que importe los datos diariamente a ese Data Extension y a su vez, con una Query Activity, actualice el Flag del Data Extension del Journey cambiando el valor de 0 a 1 en el caso de que el usuario haya asistido al evento. 

Si ahora utilizamos ese campo en nuestro Journey con un Decision Split, vamos a separar los caminos para asistentes y no asistentes, y así enviarle a cada uno la comunicación que le corresponda.

Mucho ojo a la hora de usar el Decision Split con campos con valores que se actualizan con el Journey ya activado. En ese caso debemos elegir la opción de Contact Data en lugar de la de Journey Data para asegurarnos de que el valor que evalúa el “Decision Split es en tiempo real“ y no nos encontramos sorpresas en la ejecución del Journey 😉


Con esto os dejamos por hoy. Como veis, la combinación de Automation Studio y Journey Builder ofrece múltiples posibilidades. Aquí os hemos mostrado tres de ellas. Ahora solo tenéis que dejar volar vuestra imaginación para encontrar otras soluciones para vuestro día a día con nuestro querido Salesforce Marketing Cloud.

A por ello!! 💪

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